Privacyverklaring

Orion Privacy Statement

Toepasselijkheid

Deze Privacyverklaring van Orion Complex Fleets B.V. is van kracht voor de verzameling, het gebruik en andere vormen van verwerking van persoonsgegevens door Orion Complex Fleets B.V. (incl. haar dochteronderneming ‘OrionPartners B.V.’ en OrionGrip B.V. en de handelsnamen ‘Orion Fleet Management’, ‘BusPartners’, ‘WastePartners’ en ‘AirportPartners’), hierna te noemen “ Orion ” in verband met onze producten, dienstverlening en deze website.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Orion (gevestigd aan de Nijverheidsweg 50, 3771 ME te Barneveld, Nederland) is de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor alle verzameling en alle verwerking van jouw persoonsgegevens in verband met de producten, diensten en websites van Orion Complex Fleets B.V.. Orion is toegewijd aan het respecteren en beschermen van je privacy en de bescherming van de persoonsgegevens die je met ons deelt.

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat Orion hun persoonsgegevens verwerkt.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of wij beschikken over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat wij deze inzetten om een betrokkene te identificeren.

Als je ervoor kiest om je persoonsgegevens te registreren, contact met ons op te nemen of onze websites te bezoeken, verwerken we enkele persoonsgegevens van je. Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de volgende doeleinden:

1. Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen de verantwoordelijke en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden op persoonlijke wijze;

2. Het afhandelen van bestellingen (inclusief facturering), het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling van onze producten en diensten;

3. Het bieden van klantenservice, inclusief service rondom het kopen van diensten en/of producten, het vervullen van garantieverplichtingen en product herroepingen voor onze eigen dienstverlening en die van gelieerde bedrijven, en het behandelen van klachten en verzoeken om inlichtingen;

4. Het proactief communiceren met gebruikers in het kader van voertuiggebreken of -storingen of om serviceafspraken te plannen inclusief het mogelijk maken van mobiliteitsservices;

5. Het uitvoeren van marktonderzoek en het analyseren van gegevens om onze bedrijfsvoering, diensten en producten te verbeteren of om nieuwe bedrijfsvoering, services en producten te ontwikkelen;

6. Het communiceren met betrokkenen en het bieden van een loyaliteitsprogramma;

7. Toekomstige promotionele en marketing informatie met je te communiceren (inclusief aanbiedingen en direct marketing, waarvoor je je altijd kunt afmelden);

8. Het verbeteren van de inhoud van onze communicatie door deze op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen;

9. Het ontwikkelen van nieuwe en het (verder) verbeteren van bestaande producten en diensten van Orion;

10. Het meten van klanttevredenheid, statistische analyses uit te voeren, het bieden van managementinformatie en het bepalen van de algehele bedrijfsstrategie;

11. Het organiseren van evenementen voor data-analyse doeleinden om producten of diensten te kunnen verbeteren of ontwikkelen (met gebruik van (pseudo)anonieme data);

12. Het bieden van diensten op het internet en via app-functionaliteiten, inclusief het verzenden van relevante commerciële berichten;

13. Het voldoen aan onze wettelijke verantwoordelijkheden, beslechting van geschillen en handhaving van onze overeenkomsten en rechten;

14. Het verbeteren van datakwaliteit met behulp van adresvalidatie-technieken;

15. Het koppelen en analyseren van cookies van onze websites aan bij ons bekende klantgegevens om communicatie af te stemmen;

16. Het verzamelen en analyseren van telemetrie- en locatiegegevens via voertuig informatiesystemen voor fleetmanagement, rittenregistratie, storingsdetectie, (predictief) onderhoud, diefstal opsporing en het optimaliseren van voertuigprestaties.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens we exact verwerken, is afhankelijk van welke websites, producten of services je gebruikt en hoe je het gebruikt. We verwerken de volgende persoonsgegevens.

Gegevens die je verstrekt aan ons:

Dit zijn de gegevens die je zelf invoert wanneer je onze websites bezoekt of onze producten of diensten gebruikt:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, woonplaats, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, klantnummer(s), nummer ID-bewijs en BSN-nummer (indien van toepassing);

• Financiële gegevens: bankrekeninginformatie, offertes, facturen en betaalgegevens voor Orion producten;

• Voertuig- en telematicagegevens: chassisnummer, model, technische gegevens, kentekens, onderhoudshistorie, eigendom historie (tenaamstellingsgegevens) en andere relevante voertuiggegevens. Tevens verwerken wij data die via voertuig informatiesystemen (telematica/IoT) wordt gegenereerd en verzonden. Dit omvat onder meer, maar is niet beperkt tot: GPS-locatie/positie, rijdynamiek (zoals snelheid), rit- en kilometerteller gegevens, motorstatus, storings- en waarschuwingsmeldingen (tell-tales) en overige operationele voertuig- en sensordata die relevant is voor onze dienstverlening;

• Interactie- en app gegevens: gegevens over je device (MAC-adres, IP-adres), communicatievoorkeuren, surfgedrag/cookies, profielstatus op basis van consumptiegedrag, klanttevredenheid gegevens en Customer Care-interacties.

Hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Hieronder wordt per manier aangegeven welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij deze gebruiken en welke rechtsgrond van toepassing is:

Manier van verwerken Persoonsgegevens die worden verwerkt Doeleinden gebruik persoonsgegeve ns Rechtsgrond Abonneren nieuwsbrief / Commerciële berichten Contactgegevens, communicatievoorkeuren De hierboven beschreven doeleinden: 1, 6, 7, 8, 12 Toestemming of gerechtvaardi gd belang

Contactformulier / Klantenservice Contactgegevens, voertuiggegevens, klacht/verzoek De hierboven beschreven doeleinden: 1, 3, 4, 10 Uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardi gd belang Orion overeenkomst of account aanmaken Naam, adres, contactgegevens, klantnummer, ID/BSN (indien van toepassing) De hierboven beschreven doeleinden: 1, 2, 3, 6, 9, 13, 14 Uitvoering van een overeenkomst , wettelijke verplichting of gerechtvaardi gd belang Voertuigregistratie & Onderhoud Chassisnummer, kenteken, technische gegevens, onderhouds- en tenaamstelling historie De hierboven beschreven doeleinden: 1, 2, 3, 4, 9, 13 Uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardi gd belang Orion producten/diensten kopen of leasen Financiële gegevens, transactiehistorie, contactgegevens De hierboven beschreven doeleinden: 1, 2, 3, 10, 13, 14 Uitvoering van een overeenkomst of wettelijke verplichting Bezoek aan onze websites (cookies) Device-gegevens (IP/MAC-adres), surfgedrag. NB: zie het De hierboven beschreven Toestemming of

Cookie Statement Orion voor verdere details doeleinden: 5, 8, 12, 15 gerechtvaardi gd belang Gebruik van apps / Online diensten Account- en device gegevens De hierboven beschreven doeleinden: 1, 3, 7, 12 Toestemming, uitvoering overeenkomst of gerechtvaardi gd belang Deelname aan marktonderzoek of evenementen Klanttevredenheid Gegevens, (pseudo)anonieme analysedata De hierboven beschreven doeleinden: 5, 10, 11, 14 Toestemming of gerechtvaardi gd belang Gebruik van voertuiginformaties ystemen (Telematica & IoT) Kenteken, chassisnummer, locatiegegevens, rijdynamiek, waarschuwingsmeldingen (tell-tales) en overige via telematica verkregen operationele voertuig- en sensordata. De hierboven beschreven doeleinden: 1, 3, 4, 9, 13, 17 Uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardi gd belang

Onze gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad)preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer.

Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je het recht om die weer in te trekken, wanneer je maar wilt, door het sturen van een verzoek naar privacy@orioncomplexfleets.com .

Hoe delen of verplaatsen we jouw persoonsgegevens?

Orion kan jouw persoonsgegevens delen met derden om bepaalde verwerkingsactiviteiten uit te voeren en om de diensten die zij ons bieden te faciliteren. Denk hierbij aan diensten zoals website hosting, mobiliteit dienstverleners,

data-analyse, betalingsverwerking, orderafhandeling, IT en gerelateerde infrastructuur, marktonderzoeksbureaus, klantenservice, e-mailbezorging, accountants, (juridisch) adviseurs en auditing. Orion kan jouw gegevens ook delen met gelieerde financiële dienstverleners om aansluitende financiële diensten aan te bieden. We eisen dat deze derden jouw gegevens zorgvuldig verwerken en uitsluitend volgens onze instructies (als verwerker) of met een eigen legitieme grondslag.

Orion maakt deel uit van de Pon groep (Pon Holdings B.V. en gelieerde ondernemingen). Hierdoor kunnen jouw gegevens worden gedeeld binnen en/of overgedragen aan andere Orion-bedrijven voor de uitvoering van een overeenkomst of vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen (zoals een centrale administratie of klantenservice).

Orion kan reorganiseren, fuseren of op een andere manier (een deel van) een bedrijf verkopen of overdragen aan een ander bedrijf. Als dit betrekking heeft op Orion, kan de eigendomsoverdracht ook jouw gegevens aan de nieuwe eigenaar en diens adviseurs omvatten.

We zullen jouw gegevens verder alleen bekend maken als dit wettelijk vereist of toegestaan is, noodzakelijk is om fraude of misbruik te voorkomen of te bestrijden, nodig is voor geschillenbeslechting, of bij een vermoeden van schending van rechten van derden aan instanties die het algemeen belang dienen (zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders).

Internationale doorgifte

Als persoonsgegevens naar een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een land dat volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt. Als dit niet het geval is, zal Orion ervoor zorgen dat de wettelijk vereiste waarborgen (zoals goedgekeurde contractuele overeenkomsten) worden geïmplementeerd. Voor nadere informatie kun je contact opnemen met de Privacy Champion binnen Orion.

Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens?

Orion neemt passende technische en organisatorische maatregelen om verlies of onrechtmatige verwerking van jouw gegevens te voorkomen. Dit omvat beveiligingsmaatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Deze maatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen en technologische ontwikkelingen.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens overeenkomstig ons interne data retentiebeleid en zo lang als nodig of toegestaan is binnen het kader van de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden en in overeenstemming met het toepasselijk recht.

Onderstaande criteria worden gebruikt om onze opslagtermijn te bepalen:

• De duur van de tijd waarin we een lopende relatie met jou hebben en de diensten aan jou leveren (bijvoorbeeld zolang als jij klant bent bij Orion of interesse blijft tonen);

• Of er een wettelijke verplichting bestaat waaraan wij moeten voldoen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten of bewaartermijnen van 2 maanden na terbeschikkingstelling van een voertuig); of

• Het vanuit onze juridische positie wenselijk is persoonsgegevens te bewaren (zoals ten aanzien van verjaringstermijnen, geschillen of onderzoeken door verordenende instanties).

Cookies, web beacons en vergelijkbare technieken

Als je onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken om advertentie-uitingen te personaliseren en je een betere, snellere en veiligere browserervaring te bieden.

Raadpleeg ons Cookie Statement Orion voor de uitleg van cookies, web beacons en vergelijkbare technieken, hoe we ze gebruiken en hoe je ze kunt beheren of weigeren.

Jouw rechten

Indien jij je door ons verwerkte persoonsgegevens wilt herzien, corrigeren, bijwerken, beperken of verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (inclusief het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing), of als je een elektronische kopie van jouw persoonsgegevens wilt ontvangen om die aan een ander bedrijf door te geven (dataportabiliteit), kun je contact met ons opnemen via privacy@orioncomplexfleets.com of per post via onderstaand adres. We zullen conform het toepasselijke recht op jouw verzoek reageren.

Wij verzoeken je in je aanvraag zo duidelijk mogelijk te beschrijven op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft. Voor jouw veiligheid zullen wij alleen aanvragen behandelen met betrekking tot de persoonsgegevens die bij het specifieke e-mailadres horen die je gebruikt om ons je verzoek te sturen, en we kunnen je vragen om verificatie van jouw identiteit voordat wij aan je verzoek voldoen. We zullen proberen zo snel als redelijkerwijs uitvoerbaar aan jouw verzoek te voldoen, en in elk geval binnen de wettelijk vereiste termijnen.

Contact, vragen, feedback en functionaris gegevensbescherming

Stuur je vragen en opmerkingen over deze Privacyverklaring naar:

Orion Complex Fleets / Orion

T.a.v.: Privacy Champion

Nijverheidsweg 50

3771 ME BARNEVELD

E-mail: privacy@orioncomplexfleets.com

Je hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beleidswijzigingen

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen in deze privacyverklaring worden van kracht wanneer we de herziene verklaring publiceren. Indien noodzakelijk, zullen we je informeren over wijzigingen in onze Privacyverklaring.

Deze Privacyverklaring werd voor het laatst aangepast op: 30 oktober 2026